Conocer que es lo que se requiere para dar marcha a un negocio, es fundamental, no solamente para dar servicios de manera legal, sino además para crear confianza tanto a los clientes como a los trabajadores; que son un motor para el funcionamiento de la empresa.

Tener en orden documentos como el registro ante hacienda, acta constitutiva y registro de marca, entre otros que puedan ser requeridos por las autoridades; es fundamental para mantener las operaciones transparentes, como en materia financiera para demostrar la legalidad de los ingresos y egresos que se presenten, proporcionar seguridad a los trabajadores como seguro médico y demás beneficios que pueda dar la misma empresa además de las prestaciones de ley.

Uno de estos puntos los trata la norma internacional ISO 22301 en Continuidad del Negocio, ya que en ella se contemplan varios puntos que pueden presentarse y que conlleven a que no se pueda seguir dando un servicio al cien por ciento o en el peor de los casos detener por completo las actividades.

Gracias estas guías, se tiene una visión más amplia para la detección de dichos percances; que por lo general no se toman en cuenta hasta que el problema ya está presente y se puede tardar en una solución, que en algunos casos no sería la más apta para llevar a cabo.

Por lo que resulta de gran ayuda tener un registro de todos los documentos necesarios e importantes que puedan ser requeridos por las autoridades en cualquier momento. La pérdida o el olvido de cualquiera de ellos al momento de necesitarlos, como olvidar el RFC o los datos bancarios, puede generar retrasos en operaciones, incluso en las declaraciones ante hacienda. Si bien puede que solamente sea un retraso y no pase nada más allá de un aviso por moratoria de declaraciones, pero también puede significar pérdidas monetarias por altas multas, recargos o incluso el cierre del negocio.

De igual manera el seguimiento de los contratos y su cumplimiento se toma en cuenta dentro de la ISO 22301, ya que al igual que los documentos anteriores, el retraso o el incumplimiento de un acuerdo puede conducir a acciones legales, e igual afrontar pérdidas monetarias que no se tomaron en cuenta o a la reducción parcial o total de las operaciones.

Tener un sistema de gestión certificado en Continuidad del Negocio (ISO 22301) que ayude a visualizar e identificar riesgos en donde se abarquen documentos para la continuidad de las operaciones es un beneficio a largo plazo ya que ayuda a que las actividades no se vean perjudicadas, evitando retrasos como proveedor, prestador de servicio o la entrega a tiempo de un producto, asegurando así la permanencia en el mercado y al mismo tiempo la confianza en la marca.

OSG Organismo de Certificación cuenta con el servicio para certificar ésta y otras normas que son aplicables a cualquier tipo de negocio.

(Conoce algunos tips para mantener orden de los documentos en la segunda parte)