Si ya se tiene un negocio en funcionamiento se puede hacer una plan de continuidad con respecto a los documentos, para que en caso de que nos falle por algún motivo uno de ellos, que no se tenga o este vencido, se sepa cómo actuar, dar solución rápida y eficaz.

Lo mejor ante cualquier percance es la prevención, pero por su una u otra circunstancia no se tienen los documentos listos cuando se requieren, les damos unos tips para que se pueda sobrellevar de la mejor manera ésta situación:

• Llevar un registro de los documentos y lugar de resguardo.
• Mantener actualizados la información importante, los que lo requieran según las regulaciones aplicables. Marcando fechas de vencimiento y su periodo de actualización. Esto también incluye contratos.
• Designar un responsable para mantenerlos en orden y vigentes.
• Mantener copias en digital y/o físico por cualquier pérdida, robo o daño que pudiesen sufrir.
• Hacer un plan de respaldo. Si la situación es apremiante, es importante saber cómo actuar ante la autoridad que lo requiere, por ejemplo: pedir un plazo, una carta compromiso y tiempos
• Tener un plan de actuación. Llevar a cabo la acción puede ser fundamental en estos casos, qué hacer y cómo hacerlo para evitar multas, recargos, costos legales y demás pérdidas monetarias, incluida las pérdidas por disminución de ventas. Así que actuar rápido podrá disminuir los costos por descuidos. lo mejor es saber la instancia para obtener el documento faltante, los tiempos de expedición y costos.

Otro tip, es implementar un sistema de gestión en Continuidad del Negocio (ISO 22301), la cual da una lista de referencias que puedes aplicar para evitar algún suceso que disminuya de manera parcial o total el funcionamiento constante de la empresa.

Todo esto hace que las empresas se preparen al ya tener identificados los riegos en descuidos de documentos. De esa forma y con seguimiento, se estará siempre preparado para cualquier eventualidad.

OSG Organismo de Certificación cuenta con el servicio para certificar ésta y otras normas que son aplicables a cualquier tipo de negocio.